Je garde, j’archive ou je jette ?

Je garde, j’archive ou je jette ?

Vous vous demandez souvent combien de temps garder les papiers de votre entreprise : Peut-être gardez-vous certains documents inutilement depuis trop longtemps ou au contraire devriez-vous être plus vigilants sur vos archives. En cette fin d'année et pour partir du bon pied en 2020, notre article vous aide à faire le point.

Une entreprise doit conserver tous les documents reçus et émis pendant l’exercice de l’activité pendant une durée minimale qui est variable. Cela  dépend de la nature du document et des obligations légales qui s’y rapportent. Il faut savoir que l’administration peut procéder à des contrôles.

·        Le document civil et commercial

En ce qui concerne les contrats la durée de conservation est très variable :

•  2 ans pour un contrat ou une convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale
• 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation pour un contrat conclu par voie électronique à partir de 120€
• 30 ans pour un contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers
• Une garantie pour les biens ou services fournis au consommateur doit être conservée 2 ans
• Un document de transport de marchandises doit être conservé 5 ans tandis qu’une déclaration en douane doit être conservée 3 ans.
• Les documents bancaires (talons de chèque, relevés bancaires…) doivent être conservés 5 ans
• La police d’assurance se garde 2 ans à partir de la résiliation du contrat
• Si vous avez un dossier d’avocat, gardez-le durant 5 ans à partir de la fin du mandat 
• Enfin, les documents relatifs à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) doivent être conservés 5 ans à partir de la fin de la protection

·        La pièce comptable

Selon le code de commerce, les documents comptables doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Cela comprend :

-        Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc…)

-    Les pièces justificatives : bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs, etc… 

 ·        Le document fiscal

Les livres, registres documents, ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis ou à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou les registres. Ces délais sont toutefois portés à 10 ans en cas d’activité occulte comme la fraude fiscal, le travail dissimulé, l’absence de déclaration, ou l’exercice d’une activité illicite.

Entrent dans cette catégorie: 

•  Impôts sur le revenu et sur les sociétés
• Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel
• Impôts sur les sociétés pour l’EIRL , des sociétés à responsabilité limitée (exploitation agricole, société d’exercice libéral)
• Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)
• Cotisations foncières des entreprises (CFE) et CVAE
• Taxes sur le Chiffre d’affaire (TVA et taxes assimilées, impôts sur les spectacles, taxes sur les conventions d’assurance)

·        Le document social (société commerciale)

Selon l’Article 2224 du Code civil, doivent être conservés pour une durée de 5 ans :

• Les statuts de la société, du groupement d’intérêts économiques (GIE), de l’association ainsi que les pièces modificatives s’il y a lieu. (5 ans à partir de la perte de la personnalité morale ou radiation du RCS) 
•  Le traité de fusion ou tout autre acte lié au fonctionnement de la société
• Le registre de titres nominatifs, registre des mouvements de titres, ordre de mouvement, registre des procès verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. (5 ans à partir de la fin de leur utilisation).

Selon le Code de commerce, Les comptes annuels (compte de bilan, compte de résultat, annexe…) doivent être conservés pour une durée de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Le Code de commerce stipule également que doivent être conservés les documents suivant pour une durée relative aux 3  derniers exercices : 

• La feuille de présence et les pouvoirs
• Le rapport du gérant ou du conseil d’administration
• Le rapport des commissaires aux comptes
  

·        Gestion du personnel

A part la comptabilisation des horaires des salariés, de leurs heures d’astreinte et leur compensation qui doivent être conservés pour une durée d’1 an ; les documents relatifs à la gestion du personnel doivent en principe être en la possession de l’entreprise durant 3 ou 5 ans.

Doivent être conservés 3 ans :

• Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
• Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait

 Doivent être conservés 5 ans :

• Bulletin de paie en double papier ou voie électronique
• Registre unique du personnel (5 ans à compter du départ du salarié)
• Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnité, solde de tout compte, régimes de retraite
• Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail
• Vérification et contrôle du CHSCT
• Déclaration d’accident du travail auprès de la Caisse primaire d’assurance maladie 

Tableau récapitulatif par durée de conservation
30 ans	-     Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers
10 ans	-     Contrat conclu par voie électronique à partir de 120€ (à partir de la livraison ou de la prestation)
10 ans à partir de la clôture de l’exercice	-     Les comptes annuels (compte de bilan, compte de résultat, annexe…) -     Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc…) -     Les pièces justificatives : bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs, etc…
6 ans	-     Impôts sur le revenu et sur les sociétés - Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel -    Impôts sur les sociétés pour l’EIRL , des sociétés à responsabilité limitée (exploitation agricole, société d’exercice libéral) -     Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) -     Cotisations foncières des entreprises (CFE) et CVAE -    Taxes sur le Chiffre d’affaire (TVA et taxes assimilées, impôts sur les spectacles, taxes sur les conventions d’assurance) A partir de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis ou à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou les registres
5 ans	-     Documents de transport de marchandises -     Documents bancaires (talons de chèque, relevés bancaires…) -     Dossiers d’avocat (5 ans à partir de la fin du mandat) -   Documents relatifs à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) doivent être conservés 5 ans à partir de la fin de la protection -   Les statuts de la société, du groupement d’intérêts économiques (GIE), de l’association ainsi que les pièces modificatives s’il y a lieu. (5 ans à partir de la perte de la personnalité morale ou radiation du RCS) -   Le traité de fusion ou tout autre acte lié au fonctionnement de la société -    Le registre de titres nominatifs, registre des mouvements de titres, ordre de mouvement, registre des procès verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. (5 ans à partir de la fin de leur utilisation). -     Bulletin de paie en double papier ou voie électronique -     Registre unique du personnel (à compter du départ du salarié) -  Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnité, solde de tout compte, régimes de retraite -     Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail -     Vérification et contrôle du CHSCT -  Déclaration d’accident du travail auprès de la Caisse primaire d’assurance maladie
3  derniers exercices	-     La feuille de présence et les pouvoirs -     Le rapport du gérant ou du conseil d’administration -     Le rapport des commissaires aux comptes
3 ans	-     Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires -    Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait -     Déclaration en douanes
2 ans	- Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale -      Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur -      Police d’assurance (2 ans à partir de la résiliation du contrat)
1 an	-      Comptabilisation des horaires des salariés -      Heures d’astreinte et compensation des salariés

Nous espérons que ces infos vous aiderons à y voir plus clair, pour plus d’informations, vous pouvez consulter le bulletin officiel du Ministère de l’Intérieur  https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8877-PGP.html mais n’hésitez pas à nous contacter.