Je garde, j’archive ou je jette ?
Une entreprise doit conserver tous les documents reçus et
émis pendant l’exercice de l’activité pendant une durée minimale qui est
variable. Cela dépend de la nature du
document et des obligations légales qui s’y rapportent. Il faut savoir que
l’administration peut procéder à des contrôles.
·
Le document
civil et commercial
En ce qui concerne les contrats la durée de conservation est
très variable :
- 2 ans pour un contrat ou une convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale
- 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation pour un contrat conclu par voie électronique à partir de 120€
- 30 ans pour un contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers
- Une garantie pour les biens ou services fournis au consommateur doit être conservée 2 ans
- Un document de transport de marchandises doit être conservé 5 ans tandis qu’une déclaration en douane doit être conservée 3 ans.
- Les documents bancaires (talons de chèque, relevés bancaires…) doivent être conservés 5 ans
- La police d’assurance se garde 2 ans à partir de la résiliation du contrat
- Si vous avez un dossier d’avocat, gardez-le durant 5 ans à partir de la fin du mandat
- Enfin, les documents relatifs à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) doivent être conservés 5 ans à partir de la fin de la protection
·
La pièce
comptable
Selon
le code de commerce, les documents comptables doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Cela comprend :
- Livre et registre
comptable (livre
journal, grand livre, livre d’inventaire, etc…)
- Les
pièces justificatives : bons de commande, de livraison ou de réception,
factures clients et fournisseurs, etc…
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Le document
fiscal
Les livres, registres documents, ou pièces sur lesquels peuvent
s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de
l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la date à laquelle les
documents ou pièces ont été établis ou à partir de la dernière opération
mentionnée sur les livres ou les registres. Ces délais sont toutefois
portés à 10 ans en cas d’activité occulte comme la fraude fiscal, le
travail dissimulé, l’absence de déclaration, ou l’exercice d’une activité
illicite.
Entrent dans cette catégorie:
- Impôts sur le revenu et sur les sociétés
- Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel
- Impôts sur les sociétés pour l’EIRL , des sociétés à responsabilité limitée (exploitation agricole, société d’exercice libéral)
- Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)
- Cotisations foncières des entreprises (CFE) et CVAE
- Taxes sur le Chiffre d’affaire (TVA et taxes assimilées, impôts sur les spectacles, taxes sur les conventions d’assurance)
·
Le document
social (société commerciale)
Selon l’Article 2224 du Code civil,
doivent être conservés pour une durée de 5
ans :
- Les statuts de la société, du groupement d’intérêts économiques (GIE), de l’association ainsi que les pièces modificatives s’il y a lieu. (5 ans à partir de la perte de la personnalité morale ou radiation du RCS)
- Le traité de fusion ou tout autre acte lié au fonctionnement de la société
- Le registre de titres nominatifs, registre des mouvements de titres, ordre de mouvement, registre des procès verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. (5 ans à partir de la fin de leur utilisation).
- La feuille de présence et les pouvoirs
- Le rapport du gérant ou du conseil d’administration
- Le
rapport des commissaires aux comptes
·
Gestion du
personnel
A part la comptabilisation des horaires des salariés, de
leurs heures d’astreinte et leur compensation qui doivent être conservés pour
une durée d’1 an ; les
documents relatifs à la gestion du personnel doivent en principe être en la
possession de l’entreprise durant 3 ou 5 ans.
Doivent être conservés 3
ans :
- Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
- Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait
Doivent être conservés 5
ans :
- Bulletin de paie en double papier ou voie électronique
- Registre unique du personnel (5 ans à compter du départ du salarié)
- Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnité, solde de tout compte, régimes de retraite
- Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail
- Vérification et contrôle du CHSCT
- Déclaration d’accident du travail auprès de la Caisse primaire d’assurance maladie
Tableau récapitulatif par durée de conservation
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30 ans
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- Contrat
d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers
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10 ans
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- Contrat conclu
par voie électronique à partir de 120€ (à partir de la livraison ou de la
prestation)
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10 ans
à partir de la clôture de l’exercice
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- Les comptes
annuels (compte de bilan, compte de résultat, annexe…)
- Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc…)
- Les pièces
justificatives : bons de commande, de livraison ou de réception,
factures clients et fournisseurs, etc…
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6 ans
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- Impôts sur le
revenu et sur les sociétés
- Bénéfices
industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et
bénéfices agricoles (BA) en régime réel
- Impôts sur les
sociétés pour l’EIRL , des sociétés à responsabilité limitée
(exploitation agricole, société d’exercice libéral)
- Impôts directs
locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)
- Cotisations
foncières des entreprises (CFE) et CVAE
- Taxes sur le
Chiffre d’affaire (TVA et taxes assimilées, impôts sur les spectacles, taxes
sur les conventions d’assurance)
A partir de
la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis ou à partir de la
dernière opération mentionnée sur les livres ou les registres
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5 ans
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- Documents de
transport de marchandises
- Documents
bancaires (talons de chèque, relevés bancaires…)
- Dossiers d’avocat (5 ans à partir de la fin
du mandat)
- Documents
relatifs à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et
modèle) doivent être conservés 5 ans à partir de la fin de la protection
- Les statuts de
la société, du groupement d’intérêts économiques (GIE), de l’association
ainsi que les pièces modificatives s’il y a lieu. (5 ans à partir de la perte
de la personnalité morale ou radiation du RCS)
- Le traité de
fusion ou tout autre acte lié au fonctionnement de la société
- Le registre de
titres nominatifs, registre des mouvements de titres, ordre de mouvement,
registre des procès verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. (5
ans à partir de la fin de leur utilisation).
- Bulletin de
paie en double papier ou voie électronique
- Registre unique
du personnel (à compter du départ du salarié)
- Document
concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnité, solde de
tout compte, régimes de retraite
- Observation ou
mise en demeure de l’inspection du travail
- Vérification et
contrôle du CHSCT
- Déclaration
d’accident du travail auprès de la Caisse primaire d’assurance maladie
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3
derniers exercices
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- La feuille de
présence et les pouvoirs
- Le rapport du
gérant ou du conseil d’administration
- Le rapport des
commissaires aux comptes
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3 ans
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- Document
relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
- Comptabilisation
des jours de travail des salariés sous convention de forfait
- Déclaration en
douanes
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2 ans
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- Contrat ou
convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale
- Garantie pour
les biens ou services fournis au consommateur
- Police
d’assurance (2 ans à partir de la résiliation du contrat)
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1 an
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- Comptabilisation
des horaires des salariés
- Heures d’astreinte et compensation des
salariés
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Nous espérons que ces infos vous
aiderons à y voir plus clair, pour plus d’informations, vous pouvez consulter
le bulletin officiel du Ministère de l’Intérieur https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8877-PGP.html mais n’hésitez pas à nous contacter.
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